O verão altera a forma de trabalhar de muitas empresas. Os escritórios ficam vazios, as equipas dispersam-se, as rotinas mudam e algumas decisões demoram mais tempo a ser tomadas.
No entanto, há algo que não pode parar: o funcionamento do negócio.
Se o atendimento ao cliente, as comunicações ou determinados processos ficam paralisados quando uma pessoa vai de férias, o problema não são as férias. O problema está na forma como a operação está concebida.
Em plena época de verão, garantir a continuidade do negócio torna-se uma prioridade, especialmente num ambiente em que as equipas trabalham a partir de locais diferentes e os clientes esperam poder contactar as empresas através de múltiplos canais.
Soluções como a cloud, a conectividade avançada e as comunicações unificadas permitem manter a atividade, facilitar o trabalho em mobilidade e garantir que a empresa continue a responder, independentemente do local onde cada pessoa se encontre.
A sazonalidade não pode comprometer a continuidade da atividade
O verão não é apenas uma época de férias. Para setores como o turismo, o retalho, a logística ou o atendimento ao cliente, pode ser, além disso, um dos períodos com maior volume de atividade.
Mesmo nos setores em que o ritmo de trabalho diminui, uma interrupção pode ter consequências importantes: chamadas não atendidas, mensagens do WhatsApp sem resposta, processos paralisados, oportunidades perdidas ou uma pior experiência para o cliente.
Muitas empresas acreditam que têm a continuidade garantida porque dispõem de uma central telefónica, alguns desvios de chamadas ou diversas ferramentas digitais. Mas dispor de ferramentas isoladas não significa necessariamente poder continuar a operar.
Se for necessária uma pessoa para ativar um desvio, aceder a uma aplicação específica ou fornecer determinada informação, a continuidade continua a depender dessa pessoa.
A verdadeira continuidade não depende de pessoas específicas. Depende de uma arquitetura tecnológica preparada para funcionar mesmo que a equipa esteja distribuída.
Computação em cloud: aceda aos seus dados e aplicações a partir de qualquer lugar
A cloud é um dos pilares para garantir a continuidade do negócio. Graças a uma infraestrutura na cloud, as equipas podem aceder às suas ferramentas, documentos e aplicações a partir de diferentes locais, sem dependerem dos sistemas instalados fisicamente num escritório.
Entre as suas principais vantagens encontram-se:
- Acesso remoto a aplicações e recursos corporativos.
- Disponibilidade e redundância dos sistemas.
- Escalabilidade dos recursos em função da procura.
- Implementação rápida de novos ambientes de trabalho.
- Ativação de cópias de segurança e recursos críticos.
- Gestão centralizada de infraestruturas distribuídas.
Para além de proporcionar acessibilidade e escalabilidade, a cloud permite automatizar processos e reduzir a dependência do pessoal interno durante os períodos de férias, sem comprometer a segurança nem o desempenho.
Facilita também que diferentes sedes, departamentos ou profissionais partilhem ambientes de trabalho e acedam à mesma informação atualizada.
Para muitas empresas, o verão pode ser também um bom momento para realizar testes, atualizações ou implementações que, noutros períodos do ano, são mais difíceis de planear.
Conectividade garantida: a base da continuidade do seu negócio
Sem uma conectividade estável, as restantes soluções perdem eficácia. As redes devem estar preparadas para manter o desempenho quando a presença nos escritórios diminui, o trabalho remoto aumenta ou os colaboradores se ligam a partir de diferentes locais.
Uma conectividade profissional deve oferecer:
- Infraestrutura redundante, para evitar que uma única incidência interrompa o serviço.
- Monitorização e apoio proativo, para identificar problemas antes que estes afetem a atividade.
- Segurança nos acessos, especialmente quando os utilizadores trabalham a partir de redes e locais diferentes.
- Capacidade de adaptação, para responder a aumentos pontuais de tráfego ou procura.
- Visibilidade e controlo, para saber o que se passa na rede e agir rapidamente.
A conectividade é a via pela qual circulam os dados, as aplicações e as comunicações da empresa. Uma rede robusta e segura garante que os serviços na cloud funcionem corretamente, que as comunicações sejam fluidas e que o trabalho em mobilidade não implique uma perda de eficiência.
Não se trata apenas de dispor de velocidade ou cobertura. É também necessário poder priorizar o tráfego crítico, segmentar os acessos e aplicar políticas de segurança adaptadas a cada utilizador ou localização.
UCaaS: voz, WhatsApp e canais digitais a partir de uma única plataforma
As plataformas UCaaS, ou comunicações unificadas como serviço, permitem gerir, a partir de uma única solução, as chamadas empresariais, o WhatsApp, o chat online, o e-mail, as videochamadas e outros canais digitais.
Esta centralização revela-se especialmente importante no verão, quando:
- Parte da equipa trabalha à distância ou a partir de outro local.
- As funções de uma pessoa têm de ser assumidas temporariamente por outra.
- É necessário garantir que os clientes continuem a ser atendidos.
- Se pretende evitar a dependência de telefones físicos ou extensões instaladas no escritório.
- É necessário manter o contexto das conversas, mesmo que mude o agente que atende o cliente.
A omnicanalidade permite que as equipas gerem as interações a partir de um único ambiente, independentemente do canal utilizado pelo cliente. Uma chamada, uma mensagem no WhatsApp, uma conversa por chat online ou um e-mail deixam de funcionar como comunicações isoladas.
Isto proporciona maior visibilidade, reduz a perda de informação e ajuda a oferecer uma experiência mais coerente.
Entre os benefícios de uma solução UCaaS durante o verão, destacam-se:
- Gestão conjunta de voz, WhatsApp e canais digitais.
- Distribuição automática de chamadas e conversas.
- Configuração de filas, horários e transbordamentos.
- Continuidade do atendimento, mesmo que parte da equipa não esteja disponível.
- Integração com CRM e outras aplicações empresariais.
- Estatísticas em tempo real sobre chamadas e interações.
- Automatização de consultas e tarefas através de bots.
Integração entre rede fixa e móvel: o telemóvel como mais uma extensão da central telefónica
Trabalhar a partir do telemóvel não deve limitar-se apenas a desviar chamadas de um telefone fixo.
Com uma verdadeira integração entre o fixo e o móvel, a linha móvel é incorporada de forma nativa na central telefónica da empresa. Desta forma, o colaborador pode levar a sua extensão corporativa para onde quer que vá e continuar a trabalhar a partir do seu telemóvel habitual, sem necessidade de instalar aplicações adicionais.
O utilizador móvel pode efetuar e receber chamadas corporativas, comunicar com os seus colegas através de marcação rápida e participar em grupos, filas ou desvio de chamadas, tal como qualquer outro ramal da central telefónica.
Além disso, as chamadas efetuadas ou recebidas a partir do telemóvel podem fazer parte das mesmas ferramentas de gestão e controlo que o resto das comunicações:
- Gravação e registo de chamadas.
- Monitorização da atividade.
- Estatísticas de utilização e desempenho.
- Integração com os fluxos de atendimento ao cliente.
- Análise das conversas.
- Transcrição e geração automática de resumos através de inteligência artificial.
Isto permite que a equipa mantenha o mesmo funcionamento, quer trabalhe a partir do escritório, quer se encontre noutra sede, a distâncias ou em deslocação durante o verão.
O telemóvel deixa de ser um dispositivo externo à central telefónica e torna-se mais uma extensão da empresa.
Inteligência artificial para manter a eficiência com equipas reduzidas
A inteligência artificial também pode ajudar a garantir a continuidade quando há menos pessoas disponíveis.
Aplicada às comunicações empresariais, a IA permite automatizar tarefas que normalmente consomem tempo das equipas, como transcrever chamadas, elaborar resumos, identificar os principais temas de uma conversa ou classificar interações.
Algumas das suas aplicações são:
- Transcrição automática de chamadas e conversas.
- Geração de resumos.
- Identificação de palavras-chave ou temas-chave.
- Análise de sentimentos.
- Tradução de conversas.
- Assistência aos agentes durante o atendimento.
- Bots para responder a perguntas frequentes no WhatsApp ou no chat online.
Estas capacidades não substituem a equipa, mas permitem reduzir as tarefas manuais e facilitar que os colaboradores disponíveis se concentrem nas interações que requerem maior atenção.
Além disso, as estatísticas e os dados gerados permitem saber o que está a acontecer, mesmo que parte da equipa não esteja presente: volume de chamadas, tempos de resposta, conversas pendentes, canais mais utilizados ou desempenho dos agentes.
A continuidade do seu negócio não se concretiza no verão. Planeia-se com antecedência
A digitalização permitiu que o trabalho já não dependa necessariamente de um local físico. No entanto, para que a empresa possa continuar a funcionar, é necessário dispor de uma infraestrutura que ligue pessoas, aplicações, dados e canais de comunicação.
A cloud, a conectividade e o UCaaS não devem funcionar como soluções isoladas. Quando integradas corretamente, permitem manter a operação ativa, distribuir o trabalho e garantir que os clientes continuem a receber resposta.
Na Ar, oferecemos soluções de cloud, conectividade, comunicações unificadas, centro de dados, cibersegurança e apoio especializado para ajudar as empresas a manter a sua atividade a partir de qualquer local.
Prepare-se para um verão sem interrupções
Não espere que uma ausência, uma chamada não atendida ou um imprevisto ponha à prova a continuidade do seu negócio.
A questão não é apenas se dispõe das ferramentas necessárias. A questão é se a sua empresa consegue continuar a funcionar quando parte da equipa está ausente.
Entre em contacto connosco e descubra como podemos ajudar a manter o seu negócio ativo, conectado e seguro durante todo o verão.
